Personalanfrage erstellen

 Rufen Sie über den Button "+ neue Personalanfrage" im Dashboard oder über das Anfragewesen auf.

Hinweise zum Ausfüllen:

Zeitraum: "unbefristet bis zur Höchstüberlassungsdauer"  Ist der Regler aktiviert, wird automatisch das Enddatum entsprechend des Startdatums ermittelt. Die Höchstüberlassungsdauer wird für jeden Standort festgelegt. Änderungen kann der Administrator im Organisationsmanagement für den Standort unter Arbeitnehmerüberlassung vornehmen.

Ist der Regler nicht aktiviert, kann über den Kalender das gewünschte Anfangs- und Enddatum gewählt werden.

Abteilung: Die Abteilung, für die Personal angefragt werden soll, wird hier ausgewählt. Sie sehen hier nur die Abteilungen, für die Sie auch die Berechtigungen haben. Sollte hier eine fehlen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, um Sie über die Nutzerverwaltung der Abteilung entsprechend hinzuzufügen.

Ansprechpartner: Hier ist der Anfragesteller automatisch eingestellt.

Primäre Qualifikation: Bitte wählen Sie hier die Qualifikation für den gesuchten Mitarbeiter aus. Nutzen Sie hier auch die Favoritenliste. Alle ausgewählten Favoriten stehen ganz oben und sind mit einem Herz markiert. Die Favoritenliste kann vom Administrator im Organisationsmanagement für jede Abteilung unter Favoriten eingerichtet oder angepasst werden.

Sekundäre Qualifikation: Kein Pflichtfeld. Auch hier kann auf die Favoritenliste wie bei der Primäre Qualifikation zurückgegriffen werden.

Tätigkeitsbeschreibung: Die Tätigkeitsbeschreibung richtet sich nach der Primären Qualifikation. Für jede Qualifikation sind Standardbeschreibung hinterlegt, die individuell in diesem Feld angepasst oder ergänzt werden können. Sollten Sie die Tätigkeitsbeschreibung für diese Qualifikation anpassen wollen, wenden Sie sich hier bitte an Ihren Administrator und er kann die Standard-Tätigkeitsbeschreibung für diese Qualifikation im Organisationsmanagement in der Abteilung unter Favoriten anpassen.

Konditionen: Hier ist die Wochenarbeitszeit gemeint. Tragen Sie hier die gewünschte Stundenzahl ein. Für Zahlen mit Dezimalstellen (z.Bsp. 38,5) überschreiben Sie die Zahl.

Schichtauswahl: Bei unbefristeten Anfragen können nur mit flexiblen Schichten gestellt werden. Bei befristeten Anfragen kann zwischen flexiblen und festen Schichten gewählt werden. Über den Button "Schichtzeiten bearbeiten" können die Zeiten der einzelnen Schichten für diese Personalanfrage angepasst werden. 

Wochentage: Hier kann die Anfrage noch in Bezug auf die gewünschten Wochentage spezifiziert werden. Für die blau markierten Wochentage soll der Mitarbeiter verfügbar sein.

Schichten & Personenzahl: Wurde bei der Schichtauswahl "flexible Schichten" ausgewählt, kann auch die gewünschte Verfügbarkeit des angefragten Mitarbeiters, genauso wie bei den Wochentagen, noch einmal eingegrenzt werden. Darunter kann bei Personenzahl die Anzahl der gewünschten  Mitarbeiter mit dieser Verfügbarkeit angegeben werden. Wurde bei der Schichtauswahl "feste Schichten" ausgewählt, öffnet sich die Schichtansicht und rechts kann die gewünschte Mitarbeiterzahl pro Schicht eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dies gilt dann für alle Wochentage, die oben ausgewählt wurden gleichermaßen. Wenn Sie einzelne Schichten auswählen möchten, können Sie dies über die Schichtansicht (siehe hierzu Punkt Schichtansicht weiter unten).

Kostenstelle: Kein Pflichtfeld. Bei Vorhandensein eintragen.

Arbeitsmittel - von mir gestellt: Kein Pflichtfeld. 

Arbeitsmittel - vom Dienstleister gestellt: Kein Pflichtfeld

Anforderungen: Kein Pflichtfeld. Sollten für die Tätigkeit Anforderungen bestehen, kann diese hier individuell ausgewählt werden. Sollte es Anforderungen geben, die grundsätzlich für diese Abteilung gelten, können diese auch entsprechend vom Administrator im Organisationsmanagement in der Abteilung unter Einsatzinformation hinterlegt werden.

Speichern: Die Personalanfrage kann hier gespeichert werden. Mit "Speichern" können Sie sich auch Personalanfragen vorbereiten, die Sie dann später veröffentlichen. Sollten Sie keine Berechtigung "Personalanfragen veröffentlichen" haben, können Sie nur speichern und der Kollege, der die Berechtigung hat, kann dann die Veröffentlichung vornehmen. Die Personalanfragen, die gespeichert wurden, haben im Dashboard und im Anfragewesen den Status "unveröffentlicht".

Schichtansicht: Sollten für eine Tätigkeit verschiedene Schichten, sozusagen mal hier, mal da offen sein, können die offenen Schichten auch über den Schichtplan ausgewählt werden. Falls Sie für diese Personalanfrage die Dienstzeiten abweichen, sollten Sie die Dienstzeiten erst einmal über den Button "Dienstzeiten bearbeiten" entsprechend abändern. Die Änderung der Dienstzeiten betrifft alle Schichten und Dienste, die Sie mit der aktuellen Personalanfrage übermitteln möchten. Dann gehen Sie ganz unten auf den Button "Schichtansicht".

Dort wählen Sie die erste Schicht aus und können dann für diesen Tag alle weiteren erforderlichen Schichten hinzufügen, falls Sie mehr Schichten für diesen Tag besetzen möchten. Mit "Eintragen" bestätigen Sie die Eingabe und können entsprechend die nächste Schicht auswählen. Jede Schicht wird dann mit der Angabe der Anzahl an Mitarbeitern der Anfrage hinzugefügt.

Tipp: Wenn Sie bereits Personalanfragen erstellt haben, nutzen Sie die Duplizieren-Funktion, um die Angaben schnell in eine neue Anfrage zu kopieren.

Fahren Sie mit Personalanfrage speichern/ veröffentlichen fort.

Personalanfrage speichern/ veröffentlichen

Speichern: Die Personalanfrage kann gespeichert werden. Mit "Speichern" können Sie sich auch Personalanfragen vorbereiten, die Sie dann später veröffentlichen. Sollten Sie die Berechtigung "Personalanfragen veröffentlichen" nicht haben, können Sie nur speichern und der Kollege, der die Berechtigung hat, kann dann die Veröffentlichung vornehmen. Die Personalanfragen, die gespeichert wurden, haben im Dashboard und im Anfragewesen den Status "unveröffentlicht".

Veröffentlichen: Wenn Sie die Berechtigung "Personalanfragen veröffentlichen" haben, finden Sie hier den "Veröffentlichen"-Button. Sobald die Personalanfrage veröffentlicht wurde, ist die für Ihre A-Lieferanten direkt sichtbar. Sie finden die Anfrage im Anfragewesen mit dem Status "veröffentlicht".

Fahren Sie mit Angebote lesen, Angebote bestätigen, Angebote ablehnen und Personalanfrage schließen fort.

Personalanfrage duplizieren

Egal, welchen Status eine Personalanfrage hat, Sie können jede Anfrage im "Anfragewesen" über den Duplizieren-Button ganz rechts noch einmal verwenden. Hierfür rufen Sie sich die jeweilige Anfrage ggf. mittels der entsprechenden Filter auf (zum Beispiel bei geschlossenen Anfragen muss der Filter für den Anfragestatus "geschlossen" ausgewählt sein).

Alle Angaben werden in eine neue Personalanfrage übernommen, wo Sie nun lediglich das Datum und die Auswahl der Schichten/ Dienste anpassen müssen.

Fahren Sie bitte mit Personalanfrage speichern/ veröffentlichen fort.

 

 

Personalanfrage schließen

Sobald Sie eine Personalanfrage entsprechend besetzt haben oder Sie doch keinen weiteren Mitarbeiter mehr benötigen, können Sie die Personalanfrage schließen. Schließen Sie die Anfrage direkt in der Schichtansicht über den Angeboten.

Eine zweite Möglichkeit ist das Schließen über das Anfragewesen.

Hier können Sie direkt in der Übersicht der Anfragen den Status ändern, indem Sie auf "Schließen" klicken. 

Im Fall einer geschlossenen Personalanfrage erhalten Personaldienstleister, die bereits Angebote gemacht hatten, eine Ablehnung für ihre/n Kandidaten und bei Personaldienstleistern, die noch keine Angebote dazu gemacht hatten, verschwindet die Anfrage wieder oder wird gar nicht erst an sie gesendet (bei zeitlicher Verzögerung der Ausschreibung).

Die geschlossene Personalanfrage ist aber nach wie vor im Anfragewesen über den Filter "Status: geschlossen" aufrufbar.

Alle Personalanfragen können über das Anfragewesen aufgerufen und eingesehen werden.

Status: alle Anfragen mit dem Status unveröffentlicht oder veröffentlicht werden hier als Default aufgelistet. Geschlossen Anfragen können über den Filter oben links ausgewählt werden.

Angebote: - keine Angebote vorhanden.

Grau - für diese Anfrage liegen Angebote vor, die aktuell unbearbeitet sind (weder angenommen oder abgelehnt)

Gelb - hier wurden Angebote bereits angenommen, die auf Dienstleisterbestätigung warten.

Grün - hier wurden Angebote bereits vom Dienstleister bestätigt. Für diese Anfrage wurden Mitarbeiter vom Dienstleister final bestätigt.

Rot - hier wurden Angebote bereits abgelehnt.

Personalanfrage aufrufen

Durch anklicken der jeweiligen Anfrage im Anfragewesen können die Anfragedetails noch einmal eingesehen werden.

befristete Anfrage

Befristete Anfragen sind bei Zeitraum mit einem Start- und Enddatum versehen ohne den Zusatz (unbefristet bis HÜD).

Wenn eine befristete Anfrage im Anfragewesen angeklickt wird, gelangt man auf die Angebote-Seite für diese Anfrage.

Wenn noch keine Angebote für die Anfrage vorliegen, ist lediglich die Kalenderansicht zu sehen. Die Details zu der Anfrage können Sie über "Seitenleiste anzeigen" aufrufen. Hier finden Sie alle Details, die in der Personalanfrage angegeben wurden. Solange wie der Status der Anfrage "unveröffentlicht" ist, kann die Anfrage bearbeitet werden. Bereits veröffentlichte Anfragen können nachträglich nicht bearbeitet werden.

unbefristete Anfrage

Unbefristete Anfragen haben bei Zeitraum den Zusatz (unbefristet bis HÜD).

Wenn eine unbefristete Anfrage im Anfragewesen angeklickt wird, gelangt man auf die Angebote-Seite für diese Anfrage.

Aufgrund der zeitlichen Länge der Anfrage gibt es hier keine Kalenderansicht. In der Überschrift findet sich lediglich die gesuchte Qualifikation und der Zeitraum. Weitere Details zu der Anfrage können über "Seitenleiste anzeigen" aufgerufen werden.

Personalanfrage bearbeiten

Es können nur Personalanfragen bearbeitet werden, die unveröffentlicht sind. Nach Veröffentlichung ist keine Bearbeitung mehr möglich.

Sollte Ihnen bei der Personalanfrage jedoch ein Fehler unterlaufen sein, kann die Anfrage geschlossen werden und mit der Duplizieren-Funktion kopiert werden. Bitte ändern Sie die fehlerhafte Information der Anfrage und veröffentlichen Sie sie erneut.

Angebote lesen

Nachdem eine Personalanfrage veröffentlicht wurde, gelangt diese in Echtzeit zu den Dienstleistern der Kategorie A. Je nachdem wie schnell die Dienstleister Angebote machen, werden diese direkt im dashboard rechts unter “neue Angebote” sichtbar.

befristete Personalanfragen

Wenn Sie ein "neues Angebot" über das dashboard anklicken oder eine Anfrage über das Anfragewesen auswählen, gelangen Sie direkt in die Angebotsseite. Bei befristeten Anfragen finden Sie oben die Kalenderansicht.

Um die Schichtansicht vollständig zu sehen, klicken Sie auf "Schichten anzeigen" (1). Wenn Sie noch einmal die Angaben zu der Personalanfrage einsehen möchten, klicken unter der Kalenderansicht auf “Seitenleiste einblenden” (2).

unbefristete Personalanfragen

Wenn Sie sich die Angebotsseite für eine unbefristete Personalanfrage aufrufen, finden Sie aufgrund des zeitlichen Umfangs keine Kalenderansicht im oberen Bereich. 

Wenn Sie "Seitenleiste anzeigen" anklicken, finden Sie alle Details zur Personalanfrage.

Kandidateninformationen

Auf der Angebote-Seite finden Sie nun alle Angebote zu dieser Anfrage.

Nutzen Sie die Filter, um die Angebote besser zu strukturieren.

Die Angebote für befristete und unbefristete Personalanfragen erscheinen erst einmal sehr unterschiedlich, aber die Informationen sind lediglich anders angeordnet. Um die Orientierung zu vereinfachen, hilft die folgende Übersicht.

Erklärung der Icons:

Alle Anforderungen erfüllt

Kalenderansicht bei Angeboten für unbefristete Anfragen. Es werden noch einmal die angebotenen Tage angezeigt.

Nachricht - Sie haben zu diesem Kandidaten eine Nachricht seitens des Dienstleisters erhalten. Durch Anklicken des Icon sehen Sie den

Erfahrungen im Unternehmen - Dieser Kandidat wurde schon einmal an Ihr Unternehmen vermittelt, der Einsatz erfolgt ggf. in einer anderen Abteilung.

Bewertung - Sollte der Mitarbeiter schon einmal eine Bewertung von Ihnen erhalten haben, sehen Sie dies am farblich hinterlegten Stern. Nach einem Einsatz können Sie Mitarbeiter für Ihren internen Gebrauch bewerten. Diese soll Ihnen helfen, den Kandidaten besser einzuschätzen und einen erneuten Einsatz zu beschleunigen oder entsprechende Hinweise dafür zur Verfügung zu stellen. Diese Bewertung kann nur innerhalb Ihres Unternehmens eingesehen werden und dient lediglich Ihnen und Ihren Kollegen für einen optimalen Einsatz des Kandidaten. Das bedeutet, weder der Personaldienstleister noch andere Unternehmen können diese Bewertung einsehen.

Ist der Stern farblos liegt entweder keine Bewertung vor oder aber im Fall eines anonymisierten Angebotes ist die Bewertung aus Datenschutzgründen erst nach erfolgreicher Annahme des Kandidaten sichtbar.

Kandidatenprofil

Des Weiteren können Sie sich das Kandidatenprofil aufrufen, wenn Sie auf das Angebot klicken.

befristete Anfrage

unbefristete Anfrage

Hier finden Sie alle Informationen, die der Personaldienstleister zu diesem Kandidaten zur Verfügung gestellt hat. Hier finden Sie die Schichtbereitschaft, die Qualifikationen des Kandidaten sowie Dokumente.

Alle unbearbeiteten Kandidaten sind in der Schichtansicht zu der Personalanfrage grau gekennzeichnet.

Ein angebotener, unbearbeiteter Kandidat ist grau gekennzeichnet.

Über die Kalenderansicht sieht man die zeitliche Verfügbarkeit des Kandidaten und kann so direkt sehen, ob dieser Kandidat zu dieser Personalanfrage entweder ganz oder auch teilweise passt.

Bei Angeboten für unbefristete Anfragen können Sie ganz rechts das "Angebot annehmen".

Bei Angeboten für befristete Anfragen können Sie auch "Angebot annehmen" wählen. In diesem Fall wird der angebotene Kandidat für alle angefragten Tage angenommen.

Wenn Sie einen Kandidaten nur für einen Teil der angebotenen Tage annehmen möchten, wählen Sie die einzelnen Tage in der Kalenderansicht aus und wählen dann "Angebot annehmen".

Sobald ein Angebot vollständig und auch teilweise angenommen wurde, wird dieser Kandidat GELB markiert. Dies bedeutet "Wartet auf Dienstleisterbestätigung".

Sollten aus einer befristeten Anfrage Schichten unbesetzt sein, schauen Sie sich die weiteren Angebote an und bestätigen ggf. weitere Kandidaten mit der entsprechenden Schichtauswahl, falls erforderlich.

Erst wenn der Dienstleister den Kandidaten final bestätigt hat, wird er GRÜN markiert.

Wenn die Personalanfrage vollständig besetzt ist, können Sie die Personalanfrage zu Ihrer Vereinfachung schließen.

Mit der Bestätigung des Dienstleisters wird auch ein Einsatz generiert, d.h. der Mitarbeiter läuft nun mit dem gebuchten Einsatz unter "Externe Mitarbeiter" auf. Alle Informationen zum Einsatz  und zum Mitarbeiter (die vorher im Kandidatenprofil zu finden waren), können Sie hier einsehen.

Fahren Sie nun mit dem AÜ-Vertrag fort.

Sollte ein angebotener Kandidat gar nicht für Sie in Frage kommen, können Sie diesen Kandidaten ablehnen. In diesem Fall wählen Sie den Kandidaten aus und klicken auf "Angebot ablehnen".

Der Kandidat wird in der Personalanfrage ROT markiert. Bitte beachten Sie, sobald eine Personalanfrage geschlossen wird und noch unbearbeitete Angebote (Stauts GRAU) für diese Anfrage vorlagen, werden diese Angebote automatisch abgelehnt.

Sollte ein Mitarbeiter vor Antritt des Einsatzes oder auch währenddessen nicht mehr benötigt werden, kann er unter Einhaltung der jeweilig vereinbarten Stornierungsfrist abgemeldet oder storniert werden. Hierfür gehen Sie in den jeweiligen Einsatz des Mitarbeiters, indem Sie "Externe Mitarbeiter" aufrufen und dort den Einsatz des Mitarbeiters anklicken. Hier finden Sie ganz oben den Button "Mitarbeiter abmelden".

In das Feld "Erster Tag der Stornierung" tragen Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter NICHT mehr kommen soll, also letzter Arbeitstag plus 1. Sobald das Datum vollständig eingetragen ist steht:

Vor dem Einsatz:

"Der Einsatz des Mitarbeiters wird hierdurch komplett storniert."

Während des Einsatzes:

der neue "gekürzte" Einsatzzeitraum wird genau angegeben.

Wenn die Angaben zur Abmeldung oder Stornierung eines Mitarbeiters vollständig ist, klicken Sie auf "Ja, speichern" und der Mitarbeiter erscheint in der Übersicht unter "Externe Mitarbeiter" mit der Angabe "storniert am ...".