Damit Ihnen der Einstieg und die Einrichtung von stazzle so einfach wie möglich gemacht wird, sind hier die einzelnen Schritte noch einmal aufgelistet.

1. Registrierung/ Demotermin

Sie haben sich registriert oder Sie hatten einen Demo-Termin und haben sich dann registriert. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Willkommensmail mit den weiteren Informationen zum Onboarding.

2. Onboarding-Termin oder Self-Onboarding

Sie können entscheiden, ob Sie Ihr Onboarding lieber als Self-Onboarding durchführen wollen oder ob ein Kollege vom Customer Success Ihnen das Onboarding für stazzle genau zeigt.

Das Self-Onboarding-Video finden Sie hier !

Ziel: Sie haben für Ihr Unternehmen den Organisationshintergrund ausgefüllt, die Standorte und Abteilungen im Organisationsmanagement eingerichtet und die Nutzer über die Nutzerverwaltung eingeladen und den Standorten u.o. Abteilungen zugeordnet.

3. Sie informieren Ihre Personaldienstleister und teilen uns Ihre Dienstleister mit.

Nach der Einrichtung Ihres Unternehmens in stazzle, benötigen wir die Liste Ihrer Personaldienstleister, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Hierfür verwenden Sie diese Liste: Liste Ihrer Personaldienstleister . Sollten Sie noch keine Personaldienstleister haben, informieren Sie uns bitte darüber. Wir erfragen Ihre gewünschten Qualifikationen bei unseren bereits registrierten Personaldienstleistern. Hierfür schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an support@stazzle.de.

Sobald wir aufgrund Ihrer Liste abschätzen können, wie viele Personaldienstleister bereits auf der Plattform sind und wie viele noch ongeboarded werden müssen, legen wir gemeinsam mit Ihnen den GO-Live-Termin fest. Das ist der Zeitpunkt, ab dem Sie eventuellen Personalbedarf über stazzle buchen.

Neben der Liste Ihrer Personaldienstleister ist in diesem Schritt erforderlich, dass Sie Ihre Personaldienstleister, darüber in Kenntnis setzen, dass Sie Ihre Zusammenarbeit gerne über stazzle abbilden möchten. Hierfür erhalten Sie eine E-Mail-Vorlage, die Sie dafür nutzen können, in der bereits alle Informationen zur Registrierung und zum Onboarding beschrieben sind. Die E-Mail-Vorlage finden Sie hier.

Des Weiteren finden Ihre Dienstleister selbstverständlich auch den Kontakt zu stazzle in der E-Mail->Vorlage, so dass Sie bei Fragen gerne an uns verweisen können.

Ziel: Go-Live-Termin festgelegt, Liste der Personaldienstleister liegt uns vor und die E-Mail wurde an Ihre Personaldienstleister versandt. 

4. Schulung Ihrer Mitarbeiter (falls erforderlich)

Die Mitarbeiter, die mit stazzle zukünftig arbeiten, wurden über die Nutzerverwaltung eingeladen und haben sich mit stazzle bereits vertraut machen können. Sollte Schulungsbedarf bestehen oder der Wunsch bestehen, Prozesse noch einmal durchzusprechen und ggf. im Demo-System zu testen, lassen Sie uns das gerne wissen. Jeder, der mit stazzle arbeitet, soll gut vorbereitet sein und wissen, wie was gemacht wird.

Ziel: Alle Fragen Ihrer Mitarbeiter, die mit stazzle arbeiten, sollen beantwortet sein und jeder soll sich in der Lage fühlen, Anfragen über stazzle zu stellen und zu verarbeiten. Wichtige Info: Trotz der Vorbereitung und Schulung Ihrer Mitarbeiter, stehen Ihnen das Customer Success-Team auch nach dem Go-Live-Termin jederzeit zur Verfügung.

5. GO-LIVE-Termin & erste Anfrage

Der Go-Live-Termin ist nicht immer auch der Tag, an dem Sie Ihre erste Anfrage auch direkt haben. Wann immer Sie ab dem Go-Live-Termin Ihre erste Anfrage über stazzle stellen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Sie entscheiden selbst, ob Sie hier Unterstützung wünschen oder nicht. Melden Sie sich gerne.

Ziel: Sie haben Ihre erste Personalanfrage über stazzle gestellt und verarbeitet und alle Fragen und Unklarheiten, die dabei aufgekommen sind, wurden beantwortet.

Ihr Customer Success-Team steht Ihnen während und auch nach dem Onboarding gerne zur Verfügung.

Kontakt:                            telefonisch +49 521 8988023 (09:00-16:00 Uhr)

                                                             per E-Mail: support@stazzle.de 

Hier kommen Sie direkt zum Onboarding-Video .

Abteilung hinzufügen

Wenn Sie eine weitere Abteilung hinzufügen möchten, klicken beim jeweiligen Standort auf “Abteilung anlegen”.

Sie gelangen direkt in die Stammdaten der Abteilung und legen die Stammdaten, die Einsatzinformationen, die Nutzer (falls bereits aktive Nutzer im System sind, ansonsten geben Sie die Abteilung bei der Einladung der Nutzer an) fest.

 

Abteilung auf “inaktiv” setzen

Sollten Sie eine Abteilung vorübergehend oder endgültig nicht mehr in stazzle brauchen, empfehlen wir, diese Abteilung auf “inaktiv” zu setzen. Die Abteilung bleibt zwar erhalten, aber sie steht nicht mehr in der Liste der aktiven Abteilungen. Das kann Ihnen in der Arbeit mit stazzle mehr Übersicht verschaffen.

Hierfür schieben Sie den Toggle-Button der entsprechenden Abteilung unter Status nach links.

 

Abteilung wieder aktivieren

Sollten Sie eine “inaktive” Abteilung wieder aktivieren wollen, gehen Sie wie folgt vor. Sie Klicken auf den Button “inaktive einblenden”. Wenn Sie nun die Abteilungen zum jeweiligen Standort wieder aufklappen, sehen Sie alle aktiven und inaktiven Abteilungen dieses Standorts. Schieben Sie den Toggle-Button für die Abteilung nun wieder auf aktiv (nach rechts) und sie ist wieder verfügbar.

Abteilungseinstellungen anpassen

Mit der Registrierung wird direkt ein Standort und eine Abteilung angelegt. Dies ist wichtig, damit Sie überhaupt Personalanfragen stellen können. Nachdem Sie die Stammdaten für den Standort angepasst haben, erfolgt nun die Anpassung der Stammdaten der Abteilung. Soweit noch nicht erfolgt, klappen Sie das Abteilungsmenü zum Standort über   auf. Nun sehen Sie die Abteilung, die für diesen Standort bereits angelegt wurde.

Abteilungsstammdaten

Über den Bearbeiten-Button  gelangen Sie in die Stammdaten der Abteilung. Hier passen Sie wieder, falls erforderlich, die Angaben entsprechend an oder übernehmen diese von der Geschäftsadresse.

Einsatzinformationen

Als nächsten Menüpunkt finden Sie die “Einsatzinformationen”. Hier können Sie die Schichtzeiten und die Anforderungen für diese Abteilung hinterlegen. Die Angaben, die Sie hier machen, werden automatisch in die Personalanfrage für die Abteilung übernommen, so dass Sie in der Personalanfrage selbst dann keine oder nur geringfügig Anpassungen vornehmen müssen. F/ FD - Frühschicht/ Frühdienst, Z/ ZD - Zwischenschicht/ Zwischendienst, S/ SD - Spätschicht, Spätdienst, N/ ND - Nachtschicht, Nachtdienst.

Nutzer

Der nächste Punkt “Nutzer” ist erst dann relevant, wenn die eingeladenen Nutzer die Einladung angenommen und sich in stazzle eingeloggt haben. Erst dann können auf diese Nutzer hier zurückgegriffen werden und entsprechend von hier aus der Abteilung zugeordnet werden. Sollte ein Nutzer noch nicht eingeladen worden sein, empfehlen wir die Abteilung bei der Nutzereinladung anzugeben. In diesem Fall wird der Nutzer direkt nach Einladung und abgeschlossener Registrierung der Abteilung zugeordnet.

Sollten Sie bereits aktive Nutzer in stazzle haben, wählen Sie die entsprechenden Personen hier aus und speichern Ihre Auswahl ab.

Favoriten

Der letzte Punkt in den Stammdaten der Abteilung heißt “Favoriten”. Hier legen Sie Standardqualifikationen für diese Abteilung fest und können die Tätigkeitsbeschreibungen entsprechend Ihrer Anforderungen anpassen. Die Angaben werden dann in der Personalanfrage für diese Abteilung quasi “griffbereit” ganz oben bei der Angabe der Primärqualifikationen und Sekundärqualifikationen angezeigt.

Geben Sie hierfür im Suchfeld die Qualifikation ein. Sollte diese Tätigkeit für eine Branche hinterlegt sein, ist im Kreis eine Zahl größer Null. Öffnen Sie die Tätigkeiten in diesem Bereich und markieren diese Qualifikation mit dem Herz.

Alle mit Herz markierten Tätigkeiten werden in den Favoriten ganz oben gesammelt angezeigt. Hier können Sie nun noch die Tätigkeitsbeschreibungen für die jeweilige Abteilung anpassen. Diese Tätigkeitsbeschreibung wird in die Personalanfrage übernommen, sobald diese Qualifikation ausgewählt wurde. Sollte eine Tätigkeit in der Liste komplett fehlen, schreiben Sie bitte eine kurze Mail an support@stazzle.de. Diese wird umgehend hinzugefügt.

Standort hinzufügen

Sie haben mehrere Standorte, für die Sie auch Personalanfragen über stazzle stellen möchten, dann können Sie über “Standort anlegen” einen weiteren Standort einrichten.

Sie gelangen direkt in die Stammdaten zum neuen Standort und vervollständigen die Angaben. Als nächstes legen Sie für den Standort die Abteilungen an und fügen entweder bereits registrierte Nutzer der Abteilung hinzu. Sollten für den Standort und die Abteilungen neue Nutzer mit stazzle arbeiten, laden Sie diese über die Nutzerverwaltung ein. Danach benötigen wir noch die Liste der Personaldienstleister für den neuen Standort.

Der Standort ist dann vollständig eingerichtet, wenn alle Abteilungen vorhanden sind, die richtigen Nutzer der jeweiligen Abteilung zugeordnet sind und die Personaldienstleister, die mit diesem Standort zusammenarbeiten, unter "Dienstleister" aufgelistet sind.

Kurzanleitung:

1. Organisationsmanagement - Standort hinzufügen, Standort anpassen

2. Standort - Abteilung hinzufügen, Abteilung anpassen

3. Abteilung - Nutzer hinzufügen oder Nutzerverwaltung - Nutzer einladen

4. Dienstleister - alle Personaldienstleister gelistet

 

Standort auf “inaktiv” setzen

Sollten Sie einen Standort vorübergehend oder endgültig nicht mehr in stazzle brauchen, empfehlen wir, diesen Standort auf “inaktiv” zu setzen. Der Standort bleibt zwar erhalten, aber er steht nicht mehr in der Liste der aktiven Standorte. Das kann Ihnen in der Arbeit mit stazzle mehr Übersicht verschaffen. 

Standort wieder aktivieren

Sollten Sie einen “inaktiven” Standort wieder aktivieren wollen, gehen Sie wie folgt vor. Sie Klicken auf den Button “inaktive einblenden”. Nun sehen Sie alle Standorte, die je angelegt wurden. Nun brauchen Sie lediglich den Toggle-Button von inaktiv auf aktiv schieben und dieser Standort ist wieder verfügbar.

Standorteinstellungen anpassen

Über den Bearbeiten-Button    gelangen Sie in die Stammdaten des Standorts.

Wenn Sie das erste Mal bei stazzle eingeloggt sind, hat der 1. Standort denselben Anzeigenamen wie das Unternehmen. Dies ändern Sie entsprechend ab. Den Anzeigename bitte so wählen, dass Personaldienstleister genau erkennen können, um welchen Standort Ihres Unternehmens es sich handelt. Weiterhin füllen Sie alle Pflichtfelder (mit einem roten * gekennzeichnet) in den Stammdaten aus und klicken auf "speichern" oder "Standort anlegen".

Anpassungen zum Bereich Arbeitnehmerüberlassung für diesen Standort, können über den Button “Arbeitnehmerüberlassung” vorgenommen werden. Die Angaben zu den Unterpunkten “Generelle Einstellungen”, “Zeitliche Verzögerung der Ausschreibung” und “Vertragsbedingungen” sind voreingestellt, können aber entsprechend Ihrer Bedingungen angepasst werden. Die Angaben sind keine Pflichtangaben. 

Wenn Sie Dokumente für diesen Standort hinterlegen möchten, können Sie diese unter dem Menüpunkt “Dokumente” hochladen. Bitte beachten Sie, dass diese Dokumente für alle sichtbar sind, die eine Anfrage von Ihnen erhalten. Fahren Sie nun mit den Abteilungen für diesen Standort fort.

Nutzer einladen

Wenn nun weitere Mitarbeiter mit stazzle arbeiten sollen, können Sie diese Mitarbeiter als neue Nutzer einladen. Hierfür klicken Sie auf das Profilmenü und wählen "Nutzerverwaltung" aus. In der Nutzerverwaltung klicken Sie auf “Nutzer einladen”. Wenn ein Nutzer auch Admin-Rechte erhalten soll, können Sie diesen Mitarbeiter erst einmal als Nutzer einladen und sobald er die Einladung angenommen und die Registrierung abgeschlossen hat, können Sie diesen Mitarbeiter von Nutzer auf Administrator umstellen.

Ansonsten füllen Sie für die Einladung alle Pflichtfelder (Mit einem roten * gekennzeichnet) aus und weisen dem Nutzer eine Berechtigungsgruppe und die entsprechende/n Abteilung/en zu.

Der neu eingeladenen Nutzer erhält die Einladung in sein Postfach. Sobald er die Einladung angenommen und sich in stazzle registriert hat, läuft dieser Mitarbeiter hier als aktiver Nutzer auf. Solange, wie er die Einladung und die Registrierung nicht abgeschlossen hat, finden Sie diesen Mitarbeiter in der Liste der “inaktiven” Mitarbeiter. Um diese zu sehen, klicken Sie auf “inaktive einblenden”.

Nutzer auf “inaktiv” setzen

Sollte ein Nutzer zwischenzeitlich nicht mehr mit der Aufgabe in stazzle betraut werden, kann er über den Toggle-Button auf inaktiv gesetzt werden. Wenn er wieder aktiviert werden soll, folgen Sie bitte den Schritten unter Punkt “Nutzer wieder aktivieren”.

Nutzer wieder aktivieren

Wenn ein inaktiver Nutzer wieder aktiviert werden soll, muss zuerst der Button “inaktive einblenden” angeklickt werden. Nun sind alle Mitarbeiter sichtbar. Der Toggle-Button des jeweiligen Mitarbeiters kann nun einfach wieder auf “aktiv” gesetzt werden und der Mitarbeiter erscheint wieder in der Liste der aktiven Mitarbeiter.

Nutzer zu einer Abteilung hinzufügen oder entfernen

Um einen Nutzer zu einer Abteilung hinzuzufügen oder zu entfernen, haben Sie 2 Möglichkeiten.

 

1. Möglichkeit: In der Nutzerverwaltung wird "inaktive einblenden" angeklickt und es sind wieder alle aktiven und inaktiven Nutzer sichtbar. Der Toggle-Button des jeweiligen Mitarbeiters kann nun einfach wieder auf “aktiv” gesetzt werden und der Mitarbeiter erscheint wieder in der Liste der aktiven Mitarbeiter. 
2. Möglichkeit: Im Organisationsmanagement gehen Sie in den entsprechenden Standort und klappen die dazugehörigen Abteilungen auf. Sie wählen die entsprechende Abteilung aus und klicken auf den “Bearbeiten”-Button  . Sie wählen den Reiter “Nutzer” aus und finden dort die Liste der Mitarbeiter, die als Nutzer dieser Abteilung zugeordnet sind. Wenn ein weiterer Nutzer hinzugefügt werden soll, wählen Sie aus der Dropdown-Liste unter “Nutzer hinzufügen” den entsprechenden Mitarbeiter aus. Wenn ein Nutzer aus der Abteilung wieder entfernt werden soll, klicken Sie auf den Löschen-Button bei diesem Mitarbeiter. Die Liste zeigt nun alle Mitarbeiter, die als Nutzer dieser Abteilung zugeordnet sind.

 

Einladung an Nutzer noch einmal versenden

Wenn ein eingeladener Nutzer noch einmal eine Einladung benötigt, können Sie ihm einfach die Einladung noch einmal senden. Da es sich um einen inaktiven Nutzer handelt, klicken Sie ggf. zuerst auf “inaktive einblenden”.

Jetzt sehen Sie auch alle eingeladenen Personen, die eine Einladung zu stazzle erhalten haben. Über die Pfeile im Kreis können Sie die Einladungsmail noch einmal verschicken. Sollte der Mitarbeiter diese Einladung nicht finden können, sollte auch der Spam-Ordner überprüft werden.

Sobald ein Nutzer die Nutzereinladung angenommen hat, kann er zum Standortadministrator festgelegt werden. Dafür gehen Sie in das Organisationsmanagement, wählen den jeweiligen Standort aus und klicken auf den Bearbeitungs-Bleistift. Im oberen Bereich der Standortstammdaten können Sie aus einer Nutzerliste den Standortadministrator auswählen und entsprechend speichern.

voreingestellte Berechtigungsgruppen

Als Default sind 2 Berechtigungsgruppen voreingestellt - Administratoren und Manager. Sie, als Einrichter der stazzle-Umgebung, sind der Administrator. Sie haben Zugriff auf die Stammdaten, also den Organisationshintergrund, das Organisationsmanagement und die Nutzerverwaltung sowie alle anderen Bereiche in stazzle. Der voreingestellte Manager hat auf alles Zugriff außer der Stammdaten (Organisationshintergrund, Organisationsmanagement und Nutzerverwaltung). Wenn Sie einen neuen Nutzer einladen, können Sie für die Einladung nur Manager als Berechtigungsgruppe auswählen. Sobald der Nutzer seine Einladung angenommen und seine Registrierung abgeschlossen hat, kann ihm in der Nutzerverwaltung die Berechtigungsgruppe “Administrator” zugewiesen werden. Manager und Administratoren verfügen über alle Berechtigungen von Nutzern. Diese Berechtigungen sind:

• Anfragen veröffentlichen
• Einsätze anzeigen/ bearbeiten
• Angebote verarbeiten
• AÜ-Verträge unterschreiben

Bei der Einrichtung einer neuen Berechtigungsgruppe können diese Berechtigungen ausgewählt werden. Wie Sie genau eine weitere Berechtigungsgruppe einrichten, erfahren Sie unter Punkt “Berechtigungsgruppe hinzufügen”.

 

Berechtigungsgruppe hinzufügen

Wenn Sie mehr als die beiden Berechtigungsgruppe Administrator und Manager benötigen, richten Sie erst noch neue Berechtigungsgruppen ein. Sollten Sie weitere Berechtigungsgruppe zur Abbildung Ihrer unternehmensinternen Strukturen benötigen, empfehlen wir Ihnen, die Einrichtung der Berechtigungsgruppe/n vor der Einladung der neuen Nutzer durchzuführen. In diesem Fall kann der Mitarbeiter direkt in der Einladung der entsprechenden Berechtigungsgruppe zugewiesen werden.

Ungeachtet dessen, ob Sie die Berechtigungsgruppe vor der Einladung der Nutzer oder später einrichten, Sie gehen wie folgt vor. Klicken Sie zuerst auf den Button "Berechtigungsgruppe hinzufügen". Im folgenden Fenster geben Sie der neuen Berechtigungsgruppe einen Namen und wählen die entsprechenden Berechtigungen aus. Diese Berechtigungen sind:

• Anfragen veröffentlichen
• Einsätze anzeigen/ bearbeiten
• Angebote verarbeiten
• AÜ-Verträge unterschreiben

Wenn die Berechtigung “Anfragen veröffentlichen” nicht ausgewählt wird, kann der Nutzer trotzdem aber Personalanfragen speichern. 

Wenn eine Berechtigungsgruppe angelegt werden soll, die nur schauen, aber nichts veröffentlichen oder verarbeiten soll, wird bei keiner der angegebenen Berechtigungen ein Häkchen gesetzt und diese Berechtigungsgruppe mit einem Namen abgespeichert.

Die eingerichteten Berechtigungsgruppen tauchen dann auch entsprechend über der Liste auf und über die Auswahl des entsprechenden Buttons kann die Liste der in dieser Berechtigungsgruppe befindlichen Personen aufgerufen werden. Sollten nicht alle Mitarbeiter hier auftauchen, kann es helfen, den Button “inaktive einblenden” anzuklicken.

 

Berechtigungsgruppe für einen Nutzer ändern

Für jeden aktiven Nutzer kann die Berechtigungsgruppe jederzeit geändert werden. Voraussetzung dafür ist, dass neu eingeladene Nutzer die Einladung angenommen und die Registrierung abgeschlossen haben. Dann läuft der Nutzer hier in der Liste auf und kann über den Bleistift bearbeitet werden. In der nächsten Ansicht kann der Mitarbeiter auch von Nutzer auf Administrator umgestellt werden, so dass dieser Mitarbeiter auch die Stammdaten (also den Organisationshintergrund, das Organisationsmanagement und die Nutzerverwaltung) einsehen und bearbeiten kann. Soll dem Mitarbeiter eine von Ihnen angelegte Berechtigungsgruppe zugewiesen werden, kann diese einfach aus der Liste ausgewählt werden. Wenn für einen auf “inaktiv” gesetzten Mitarbeiter die Berechtigungsgruppe geändert werden soll, muss ggf. erst noch der Button “inaktive einblenden” betätigt werden, damit der Mitarbeiter sichtbar wird.

 

Berechtigungsgruppe bearbeiten

Wenn für eine gesamte Berechtigungsgruppe die Berechtigungen geändert werden sollen, kann dies einfach über den Button “Berechtigungsgruppe bearbeiten” erfolgen. Die entsprechend zu bearbeitenden Berechtigungsgruppe wird über den Bleistift ausgewählt. Hier können Sie nun den Namen der Berechtigungsgruppe ändern und die Berechtigungen bearbeiten. Nach dem Speichern ist die Berechtigungsgruppe entsprechend angepasst.