Laufende Einsätze anlegen
Laufende Einsätze für Einsatzbetriebe anlegen
Als Disponent können Sie für Ihre Kunden und, um alle Einsätze Ihrer Mitarbeiter zu digitalisieren, laufende Einsätze anlegen.
Hierfür benötigen normale Nutzer die Berechtigung “Neuen Einsatz erstellen”. Administratoren können dies ohne zusätzliche Einstellungen.
Mit dieser Berechtigung sehen Sie den Button “Neuen Einsatz erstellen” auf der Seite “Einsätze”.
Hinweis: Sollten Sie diesen Button nicht sehen, sprechen Sie bitte mit Ihrem Account-Administrator.
Bei Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster mit mehreren Tabs, die die drei Schritte der Einsatz-Erstellung repräsentieren.
Schritt 1:
In diesem Schritt werden die generellen Eckdaten des Einsatzes ausgefüllt. Hier müssen Sie Feld nach Feld ausfüllen in der Reihenfolgen, wie sie dort stehen, da sie voneinander abhängig sind. Die Reihenfolge ist wie folgt:
- Mitarbeiter
- (optional) Dokumente
- Niederlassung
- Ansprechpartner Ihrerseits
- Kundenstandort
- Abteilung
- Ansprechpartner Kundenseitig
Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden können Sie fortfahren. Die Kundenstandorte werden geladen auf Basis der Verknüpfungen mit der Niederlassung.
Hinweis-Text “Dieser Standort erlaubt keine Einsatzerstellung ohne Personalabfrage.”
Beim Anwählen des Feldes “Kundenstandorte” in Schritt 1 werden Sie ausgegraute Standorte mit dem Hinweistext “Dieser Standort erlaubt keine Einsatzerstellung ohne Personalabfrage.” sehen. Dies bedeutet, dass der jeweilige Standort der Einsatzerstellung ohne vorausgehende Personalanfrage in den Standorteinstellungen nicht zugestimmt hat.
Kontaktieren Sie bitte Ihren dortigen Ansprechpartner zum Aktivieren. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert.
Schritt 2:
In diesem Schritt füllen Sie die Einsatzdetails aus, wie der Zeitraum und die gebuchte Qualifikation. Diese Daten werden in der Regel vom Kundenstandort bei der Anfrageerstellung ausgefüllt. Alle vorgefüllten Daten (Tätigkeitsbeschreibung eingeschlossen) basieren auf den Daten des Kundenstandortes bzw. der Abteilung.
Folgende Felder werden abgefragt:
- Zeitraum
- Primärqualifikation
- Tätigkeitsbeschreibung (wird idR. bei Auswahl der Qualifikation automatisch ausgefüllt)
- Wöchentliche Arbeitszeit
- Arbeitszeiten (basierend auf der vorher ausgewählten Abteilung)
- (optional) Kostenstelle
- (optional) Arbeitsmittel, Kundenseitig gestellt
- (optional) Arbeitsmittel, Ihrerseits gestellt
- (optional) Weitere Anforderungen
Hinweis: Der Zeitraum kann beliebig weit in der Vergangenheit liegen. Allerdings darf dieser sich nicht mit vorhandenen Einsätzen überschneiden. Bitte behalten Sie dies im Hinterkopf bei der Einsatzerstellung.
Schritt 3:
In diesem letzten Schritt geben Sie die die Vertragsdetails an, die Sie als Dienstleister während der Buchungsbestätigung bei normalem Ablauf angeben. Diese sind im Detail:
- Stundenverrechnungssatz
- Stornierungsfrist
(wie sonst auch je nach Kundeneinstellung, basierend auf Ihren oder deren Stammdaten) - Zuschläge
(wie sonst auch je nach Kundeneinstellung, basierend auf Ihren oder deren Stammdaten) - Standortspezifische Branchenzuschläge
Nachfolgend können Sie den Einsatz anlegen. Nachdem Sie final in dem Bestätigungsfenster auf “Einsatz erstellen” wird der Einsatz erstellt und alle Nutzer aus der ausgewählten Kundenabteilung werden benachrichtigt. Eine Bestätigung Kundenseitig ist nicht nötig.
(Selbstredend sind die obenstehenden Fenster nur beispielhaft befüllt und bilden kein Vorbild!)
Kennzeichnung der Einsätze
Die manuell erstellten Einsätze werden mit einem grauen Text “manuell erstellt” unter dem Zeitraum markiert. In einem Tooltip steht die Information wer, wann diesen Einsatz erstellt hat.
(Dienstleister-Seite)
(Kunden-Seite)
Mitarbeiter zur stazzle APP einladen
Wenn ein Mitarbeiter die Zeiterfassung über die APP erledigen möchte, können Sie ihn über stazzle dazu einladen.
Gehen Sie hierfür in den Bereich "Mitarbeiter" und wählen Sie den Bearbeiten-Bleistift des entsprechenden Mitarbeiters. Über den Reiter "stazzle APP" können Sie dem Mitarbeiter eine Einladung zur App an seine E-Mail-Adresse senden.
Wenn die Einladung an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden soll, ändern Sie im Mitarbeiterprofil erst noch die E-Mail-Adresse ab.
Sobald die richtige E-mail-Adresse hier hinterlegt wurde, kann die Einladung-E-Mail über den Punkt "stazzle App" versandt werden.
APP Download
Kurzanleitung stazzle APP
Bei der ersten Anmeldung wird er gebeten, ein neues Passwort festzulegen. Danach kann er sich mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort nach Bestätigung der Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen einloggen.
Sollte die Zeit nach der Erfassung nicht direkt sichtbar sein, bitte den Aktualisieren-Button 
oben links betätigen.
Der Einsatz kann unter "Deine Einsätze" aufgerufen werden und über den "Bearbeiten"-Bleistift korrigiert oder unterschrieben werden.
Für die Freigabe wählt der Vorgesetzte "Unterschreiben" aus, gibt seinen Namen an und unterschreibt den Tätigkeitsnachweis über das Unterschriftsfeld.
Sobald die Eingabe mit "Nachweis freigeben" bestätigt wurde, ist der Stundenzettel unterschrieben und die Daten werden an den Dienstleister übertragen.
So fahren Sie bei jedem erfolgten Einsatz fort.
Stunden eintragen oder korrigieren
Auf der Seite "Tätigkeitsnachweise" können Sie über den Status (ganz rechts) schnell erfassen, was bereits bearbeitet wurde und was Sie ggf. noch erledigen sollten.
WICHTIG ist, dass wenn der Eintrag der Stunden seitens des Mitarbeiters oder des Einsatzbetriebes noch nicht erfolgt ist oder aber die Freigabe der Stunden durch den Einsatzbetrieb noch offen ist, muss die Freigabe von Ihnen als Personaldienstleister erfolgen.
In diesem Fall ist noch keine Zeit eingegeben worden.
Über den "Bearbeiten"-Bleistift öffnet sich das Fenster für die Zeiterfassung und die Angaben können von Ihnen vervollständigt werden.
Mit dem Speichern ist dieser Tätigkeitsnachweis freigegeben und muss nicht weiter bearbeitet werden.
In diesem Fall klicken Sie auf "offen" und dann auf "freigeben".
Hier ist die Freigabe bereits seitens des Einsatzbetriebes erfolgt. Sollte eine Korrektur Ihrerseits notwendig sein, können Sie über den "Bearbeiten"-Bleistift die Zeiten entsprechend anpassen.
Sie können auch nach der Freigabe oder Korrektur noch weiterhin korrigieren, wenn dies erforderlich sein sollte.
Sobald der Kunde die Freigabe erteilt hat oder eine Korrektur vorgenommen hat, ist seitens des Einsatzbetriebes keine weitere Korrektur möglich.
Krankmeldung/ Abwesenheit eintragen
Wenn ein Mitarbeiter während des Einsatzes erkrankt oder anderweitig den Dienst nicht antreten kann, ist neben dem Bescheid geben beim Einsatzbetrieb auch ein Eintrag der Abwesenheit im Tätigkeitsnachweis erforderlich.
Freischicht bei FLEX-Anfragen erfassen
Bei FLEX-Anfragen muss jede Freischicht als Abwesenheit erfasst werden, da sonst die stazzle-Gebühr für diesen Tag in Rechnung gestellt wird.
Die Freischicht wird aktuell mit dem Abwesenheitsgrund "Sonstiges" erfasst und in der Bemerkung können Sie "Freischicht" oder "OFF" vermerken.